Para os clientes, nada é mais frustrante do que ter as suas mensagens ignoradas. Você pode até mesmo perder clientes se deixar eles pendurados. Embora nem sempre seja possível dar aos clientes uma resposta rápida, você sempre pode enviar uma Mensagem de Ausência. Aqui, você aprenderá o básico sobre Mensagens de Ausência para negócios e como configurar Mensagens de Ausência usando respond.io.

Mensagem Ausente para os negócios: as noções básicas

Os clientes que enviam mensagens para a sua empresa esperam receber um retorno rápido. Mas não importa o quão comprometido você esteja com os seus clientes, você não estará disponível em 24 horas por dia para responder mensagens. É aqui que as Mensagens de Ausência entram.

O que é uma Mensagem Ausente para Negócios

Uma Mensagem Ausente para Empresas é a resposta automatizada e predefinida enviada aos clientes quando você não pode atender a eles imediatamente. Serve como confirmação de que você recebeu a mensagem do seu cliente.

O conteúdo de uma Mensagem de Ausência para Negócios varia dependendo da situação, mas geralmente contém duas informações: o motivo pelo qual você não pode atender a solicitação imediata e quando os clientes podem esperar uma resposta.

Por que Usar Mensagens de Ausência para Negócios

Existem muitas razões pelas quais você deve configurar uma Mensagem Ausente para os negócios. Para começar, as Mensagens de Ausência oferecem garantias de que você responderá eventualmente. Sem uma Mensagem de Ausência, os clientes ficarão se perguntando se você os ignorou de forma deliberada.

Além disso, uma Mensagem Ausente oferece transparência, fornecendo uma razão para não ser capaz de responder rapidamente. Ser transparente com os clientes é importante para construir a confiança.

Uma mensagem auto Ausente também define as expectativas corretas ao dar aos clientes um tempo estimado de resposta. Isso ajuda a evitar situações em que os clientes esperam que o problema deles seja resolvido em um dia, mas em vez disso espera uma semana para receber uma resposta.

Por último, as Mensagens Ausentes constroem uma experiência de marca positiva. Enviar uma mensagem fora mostra que você se importa, o que ajuda a cultivar uma imagem positiva de sua marca. Agora que você sabe a importância do Away Messages, vamos aprender as melhores práticas para escrever uma.

Melhores Práticas para escrever uma Mensagem Ausente para Negócios

Ao escrever uma Mensagem de Ausência para negócios, é uma boa prática indicar que a mensagem é gerada automaticamente. Uma simples frase como "Esta é uma resposta automática" bastaria. Ou você pode apenas incluir um emoji de robô como 🤖 no início da mensagem.

Além disso, deveria apresentar desculpas por não ter respondido prontamente. Um pedido de desculpas percorre um longo caminho - se feito da forma correta, pode mitigar a frustração e a raiva do cliente. As melhores desculpas são empatéticas e específicas. Evite frases sobrecarregadas como "Desculpe pelo inconveniente".

Por último, mas não menos importante, você deve incentivar o cliente a deixar detalhes relevantes em resposta às Mensagens de Ausência. Isso pode ser um número de conta, um número do pedido ou qualquer outra informação que possa levar a uma resolução mais rápida.

As regras se aplicam a todos os tipos de Mensagem de Ausência, seja uma Mensagem de Ausência do WhatsApp ou uma Mensagem de Ausência do Facebook. Agora que você aprendeu como escrever uma mensagem de ausência eficaz para negócios, vamos orientá-lo sobre como enviar uma Mensagem Ausente pelo respond.io.

4 Formas de Configurar uma Mensagem Ausente para os Negócios

Você sempre pode configurar uma Mensagem Ausente nativamente em qualquer aplicativo de mensagens que você esteja usando. Por exemplo, você pode criar uma Mensagem de Ausência no WhatsApp Business. No entanto, usuários de aplicativos de mensagens intensivos podem se beneficiar ao gerenciar seus canais e mensagens através do respond.io.

Os Workflows do Respond.io oferecem inúmeras possibilidades para o envio de uma Mensagem de Ausência. Os fluxos de trabalho são uma automação avançada acionada quando um contato inicia uma nova conversa com você. Abaixo, vamos te guiar sobre como enviar Mensagens de Ausência por meio de diferentes Workflows.

Enviar uma Mensagem Simples On/Off Ausente para Negócios

Empresas micro administradas por solopreneurs podem enviar uma Mensagem de Ausência através de um Fluxo de Trabalho On/Off. Sem tempo fixo para responder mensagens, os empreendedores precisam da flexibilidade para ligar ou desligar a Mensagem de Ausência dependendo de como o dia vai.

Quando este Fluxo de Trabalho está ativado, qualquer Contato que iniciar uma conversa receberá a Mensagem Ausente. Assim que estiver pronto para responder, basta desligar o Fluxo de Trabalho para parar de enviar as Mensagens de Ausência.

Um Fluxo de Trabalho On/Off é rápido e fácil de construir - tudo que você precisa fazer é selecionar o disparador de Abertura de Conversa e compor uma Mensagem de Ausência. Você pode ativar e desativar a Mensagem Ausente sob demanda. É a opção mais flexível se você não tiver um cronograma. Lembre-se de que será necessário ligar e desligar o Fluxo de Trabalho manualmente várias vezes ao dia, o que pode ser um pouco trabalhoso. Leia a seguir para aprender a configurar um fluxo de trabalho de Mensagem de ausência sempre ativo.

Enviar Mensagens Ausentes Quando Agentes estão Offline

No respond.io, você pode criar um Fluxo de Trabalho para enviar Mensagens de Ausência quando não houver nenhum agente online. Esta abordagem é ideal para empresas com vários agentes ou empresas onde os agentes têm horários de trabalho flexíveis.

Com este Fluxo de trabalho, apenas agentes online serão atribuídos a um Contato. Isso exclui os agentes fora de serviço que fizeram logout ou se definiram como Ocupado. Se não houver um agente online após um certo período, uma Mensagem de Ausência será enviada.

O Fluxo de Trabalho evita o incômodo de ativar e desativar manualmente a Mensagem Ausente. Outra grande coisa sobre o Fluxo de Trabalho é que ele irá funcionar de forma confiável mesmo quando agentes Dom't tiverem horários fixos para aparecer online.

Mas sem uma programação fixa, é difícil dar uma estimativa precisa do tempo de resposta. Se você está procurando enviar mensagens de ausência em horários programados, considere o fluxo de trabalho abaixo.

Envie uma Mensagem Ausente fora do horário comercial.

Respond.io permite construir um fluxo de trabalho que envia mensagens de ausência fora do horário comercial. Essa abordagem funciona muito bem se a sua empresa tiver uma equipe de agentes com horários de trabalho fixos ou quando os clientes enviam mensagens para sua empresa fora do horário de funcionamento.

Os contatos receberão a Mensagem Ausente quando lhe enviarem uma mensagem após o horário. Você precisará atualizar o horário comercial se decidir mudá-los, ou quando houver um feriado público futuro.

Nem todos estão familiarizados com o seu horário comercial. Enviar uma Mensagem Ausente fora do horário comercial ajuda a lembrar os contatos sobre o seu horário de funcionamento. Ao mesmo tempo, estabelece uma expectativa clara de tempo de resposta para os clientes.

Mas há duas desvantagens nesta abordagem. Primeiro, os contatos receberão Mensagens Ausentes, mesmo quando os agentes flexíveis continuarem a trabalhar após o horário.

Em segundo lugar, se um agente sair inesperadamente, uma Mensagem Ausente não será enviada e os contatos podem esperar uma resposta. Os gerentes podem remover temporariamente o agente para que ele não receba novas conversas.

Envie Mensagens Ausentes quando um agente dedicado estiver indisponível.

Você pode enviar uma Mensagem Ausente para os contatos quando o agente dedicado deles não estiver disponível. Este método foi projetado para empresas que oferecem suporte dedicado para clientes específicos, como clientes de alto valor no plano de assinatura premium através de Roteamento de Chat.

Quando os clientes enviarem mensagens para seu agente dedicado fora do horário, eles receberão uma mensagem de ausência. Então, os clientes poderão escolher entre falar com um agente de suporte que está de turno ou deixar uma mensagem para seu agente dedicado.

Esse fluxo de trabalho permite que você responda prontamente a clientes de alto valor, mesmo quando agentes dedicados não estão disponíveis. Além disso, estabelece as expectativas corretas para os clientes, informando-os quando o agente estará disponível novamente.

No entanto, a construção do fluxo de trabalho pode ser demorada, pois você precisa criar diferentes ramificações para cada agente.

Respond.io oferece inúmeras possibilidades para configurar uma Mensagem Ausente para negócios. Além dos exemplos acima, você também pode criar um fluxo de trabalho personalizado que melhor se adapte às suas necessidades de negócios.

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