Cuộc gọi thoại vẫn là một phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh, nhưng với nhiều lựa chọn hơn bao giờ hết, việc lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức. Điện thoại cố định mang lại độ tin cậy, trong khi VoIP (Giao thức thoại qua Internet) mang lại tính linh hoạt và nhiều tính năng. Các giải pháp hiện đại như WhatsApp VoIP giúp tăng thêm sự tiện lợi và phạm vi tiếp cận. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh, cách thức thiết lập và sở thích của khách hàng

Bài viết này phân tích các loại hệ thống điện thoại khác nhau, các tính năng, ưu điểm và nhược điểm của chúng, cũng như các trường hợp sử dụng lý tưởng, cho phép bạn chọn loại phù hợp dựa trên hoạt động kinh doanh và mong đợi của khách hàng.

Điện thoại cố định là gì?

Điện thoại cố định là hệ thống điện thoại truyền thống truyền tải liên lạc bằng giọng nói thông qua kết nối có dây vật lý. Họ sử dụng dây đồng hoặc cáp quang chạy ngầm hoặc trên cột điện thoại để kết nối nhà ở và doanh nghiệp với Mạng điện thoại công cộng (PSTN).

Đường dây cố định hỗ trợ mọi tính năng cần thiết của một hệ thống điện thoại. Tuy nhiên, vì là hệ thống tương tự nên các tính năng nâng cao như ghi âm và Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR) thường khó thiết lập và yêu cầu phần cứng đặc biệt.

Điện thoại cố định là phương tiện chính của hệ thống điện thoại trong thế kỷ qua. Chúng vẫn có chỗ đứng trên thế giới, nhưng điện thoại di động và VoIP đang dần chiếm mất vị trí của chúng.

VoIP là gì?

VoIP là hệ thống truyền giọng nói qua Internet. Vì các giải pháp VoIP là kỹ thuật số nên chúng có thể dễ dàng ghi lại các cuộc gọi, triển khai các tính năng như IVR và cung cấp phân tích để theo dõi hiệu suất.

Bản chất kỹ thuật số của chúng cũng cho phép tích hợp liền mạch với phần mềm khác, như là các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), giúp việc cập nhật hồ sơ khách hàng sau khi trò chuyện trở nên thuận tiện hơn.

Hơn nữa, nếu bạn chọn giải pháp phần mềm thay vì các tùy chọn dựa trên phần cứng như điện thoại VoIP chuyên dụng, việc cài đặt có thể đơn giản chỉ là tải xuống ứng dụng trên điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay của bạn—không cần phần cứng mới.

Nhiều ứng dụng phổ biến như Zoom và Viber hiện cung cấp dịch vụ VoIP miễn phí để gọi cho người dùng khác trên cùng một kênh. Một trong những ứng dụng như vậy là WhatsApp, chúng ta sẽ đề cập ở phần sau.

API gọi điện doanh nghiệp WhatsApp là gì?

Mặc dù tính năng gọi thoại trên ứng dụng WhatsApp tiêu dùng đã có từ nhiều năm nay, nhưng khả năng thực hiện cuộc gọi thông qua API WhatsApp là một sự phát triển gần đây. API Gọi điện doanh nghiệp WhatsApp cho phép thực hiện các cuộc gọi thoại VoIP qua Internet, cung cấp cho các doanh nghiệp một cách thức linh hoạt và tiết kiệm chi phí để kết nối với khách hàng.

Trong khi các cuộc gọi VoIP truyền thống dựa vào các ứng dụng hoặc thiết bị bên ngoài, WhatsApp VoIP cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi thoại ngay trong cuộc trò chuyện WhatsApp để toàn bộ cuộc trò chuyện, từ tin nhắn đến cuộc gọi, đều diễn ra ở một nơi quen thuộc.

Nó cũng giữ lại những lợi ích cốt lõi của VoIP truyền thống, chẳng hạn như khả năng tích hợp với CRM và các công cụ tự động hóa để hợp lý hóa quy trình làm việc và cải thiện việc theo dõi hiệu suất. Sau khi đã thiết lập xong bối cảnh, các hệ thống điện thoại khác nhau này so sánh với nhau như thế nào?

Sự khác biệt chính giữa điện thoại cố định, VoIP truyền thống và API gọi điện doanh nghiệp WhatsApp.

Chi phí

Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc thiết lập một hệ thống điện thoại sẽ tốn chi phí, dù bạn đang xây dựng từ đầu hay nâng cấp một hệ thống hiện có. Chúng ta hãy xem xét chi phí dự kiến.

Điện thoại cố định: Dự kiến sẽ phải trả nhiều hơn nếu bạn chưa có hệ thống sẵn có. Sẽ có chi phí để thiết lập, lắp đặt đường truyền, mua điện thoại và nhiều chi phí khác. Phí dịch vụ thường được tính theo phút và đắt hơn đáng kể đối với các cuộc gọi quốc tế.

VoIP: Một trong những lợi thế lớn nhất của nó là tính hiệu quả về chi phí. Vì VoIP không phụ thuộc vào mạng điện thoại đắt tiền nên giá cả phải chăng hơn điện thoại cố định, đặc biệt nếu bạn gọi điện quốc tế thường xuyên.

Phí dịch vụ khác nhau, với nhiều lựa chọn từ gói đăng ký cho đến gói trả tiền khi sử dụng. Trong khi một số doanh nghiệp đầu tư vào điện thoại VoIP, hầu hết chỉ cần cài đặt phần mềm VoIP trên các thiết bị hiện có, giúp giảm chi phí hơn nữa.

Tuy nhiên, một số quốc gia yêu cầu doanh nghiệp phải xin giấy phép, đăng ký địa chỉ địa phương hoặc làm việc với các nhà cung cấp VoIP được chính phủ chấp thuận, điều này có thể làm tăng thêm chi phí và thời gian.

API gọi điện WhatsApp Business: Mặc dù tài khoản WhatsApp Business Platform miễn phí nhưng bạn cần có phần mềm quản lý cuộc trò chuyện như respond.io để giao tiếp với khách hàng. Meta tính phí theo phút cho các cuộc gọi thoại ra ngoài, với mức giá tùy thuộc vào khu vực tài khoản. Tuy nhiên, các cuộc gọi thoại đến đều miễn phí.

Việc sở hữu số điện thoại cho WhatsApp Business Platform cũng dễ dàng và không tốn kém vì thẻ SIM hoặc số ảo có giá cả rất phải chăng ở hầu hết các quốc gia.

Đặc trưng

Các hệ thống điện thoại này có thể thực hiện và nhận cuộc gọi, nhưng chúng cũng có những tính năng riêng biệt.

Điện thoại cố định: Cung cấp tất cả các tính năng thoại cần thiết, bao gồm hiển thị số gọi đến và chuyển tiếp cuộc gọi. Tuy nhiên, việc thiết lập các chức năng nâng cao như tự động hóa hoặc tích hợp - nếu có thể - có thể phức tạp và thường yêu cầu phần cứng bổ sung.

VoIP: Bao gồm tất cả các tính năng cần thiết nhưng cung cấp khả năng tự động hóa và tích hợp dễ dàng hơn. Nó cũng cho phép thực hiện các cuộc gọi video và gọi điện quốc tế tiết kiệm chi phí, đặc biệt là thông qua các giải pháp dựa trên ứng dụng, thường cho phép gọi miễn phí giữa các ứng dụng.

API gọi điện doanh nghiệp WhatsApp: Giải pháp VoIP WhatsApp chỉ cho phép doanh nghiệp gọi điện đến các số WhatsApp đã chọn và chỉ nhận cuộc gọi từ những người dùng WhatsApp khác.

Tuy nhiên, nếu WhatsApp là kênh liên lạc chính ở khu vực của bạn thì đây sẽ là một lợi thế lớn. Bạn có thể chuyển đổi giữa nhắn tin và gọi điện trong cùng một cuộc trò chuyện, giúp lưu trữ mọi tương tác ở cùng một nơi. Ngoài ra, khách hàng sẽ có thể xác minh tính xác thực của bạn nếu bạn có dấu tích xanh WhatsApp, giúp đẩy nhanh quá trình xây dựng lòng tin!

Khả năng mở rộng

Khả năng mở rộng đề cập đến sự dễ dàng mà bạn có thể mở rộng hoặc điều chỉnh hệ thống điện thoại của mình để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp khi nó phát triển hoặc tiến hóa.

Điện thoại cố định: Điện thoại cố định phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng tại địa phương, khiến việc lắp đặt trở nên khó khăn hoặc thậm chí không thể thực hiện được ở một số khu vực. Điều này có nghĩa là tính linh hoạt bị hạn chế và nếu không dùng chung điện thoại, mỗi nhân viên xử lý cuộc gọi sẽ cần một điện thoại và đường dây riêng, điều này có thể không thực tế đối với các nhóm lớn hơn.

Ở một số quốc gia, doanh nghiệp cũng có thể cần sự chấp thuận của chính phủ hoặc giấy phép đặc biệt để lắp đặt điện thoại cố định, tạo thêm rào cản pháp lý có thể hạn chế việc mở rộng.

VoIP: Khả năng mở rộng đơn giản và hầu như không giới hạn. Chỉ cần nhân viên có máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh, họ có thể cài đặt phần mềm VoIP để xử lý cuộc gọi. Trong các văn phòng ồn ào, bạn có thể cần đến tai nghe hoặc micrô để có chất lượng cuộc gọi tốt hơn, nhưng những thứ này rất dễ mua.

Tuy nhiên, ở một số quốc gia, việc mở rộng VoIP bị hạn chế, đòi hỏi phải có sự chấp thuận của chính phủ, giấy phép đặc biệt hoặc quan hệ đối tác với các nhà cung cấp viễn thông địa phương.

API gọi điện thoại doanh nghiệp WhatsApp: WhatsApp VoIP lý tưởng cho các doanh nghiệp mở rộng quy mô nhanh, đặc biệt là ở các thị trường mới nổi. Hoạt động trong ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất thế giới, ứng dụng này cho phép các doanh nghiệp thêm người dùng, nhóm hoặc khu vực mà không cần cơ sở hạ tầng vật lý, công ty viễn thông địa phương hoặc rào cản pháp lý liên quan đến đường dây cố định hoặc VoIP truyền thống.

Khả năng mở rộng phụ thuộc vào nền tảng quản lý hội thoại được sử dụng với API. Ví dụ, respond.io hỗ trợ năm người dùng trong gói Starter, với các tiện ích bổ sung và các mức cao hơn cho các đội ngũ đang phát triển, giúp dễ dàng xử lý khối lượng cuộc gọi và trò chuyện lớn.

Tính di động

Nếu đại lý của bạn thường xuyên di chuyển, tính di động là yếu tố cần thiết cần cân nhắc.

Điện thoại cố định: Đây là giải pháp cố định. Bạn chỉ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ nơi bạn đã lắp đặt điện thoại cố định.

VoIP: Linh hoạt hơn nhiều so với điện thoại cố định. Tất cả những gì bạn cần là kết nối internet ổn định và máy tính hoặc điện thoại thông minh.

API gọi điện WhatsApp Business: Tính di động phụ thuộc vào nền tảng quản lý cuộc trò chuyện mà bạn sử dụng cho API WhatsApp Business. Nếu nền tảng có ứng dụng di động và hỗ trợ WhatsApp VoIP (không phải tất cả nhà cung cấp đều có), nhân viên tổng đài của bạn có thể nhận cuộc gọi từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

Độ tin cậy

Việc lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp sẽ đảm bảo chất lượng cuộc gọi ổn định, giảm thiểu tình trạng mất cuộc gọi và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trên mọi địa điểm, thiết bị và điều kiện.

Điện thoại cố định: Điện thoại cố định được biết đến với tính ổn định và chất lượng cuộc gọi nhất quán, đặc biệt là đối với liên lạc nội bộ hoặc nội hạt. Không giống như các hệ thống dựa trên internet, chúng không bị ảnh hưởng bởi độ trễ, độ nhiễu hoặc mất gói tin, do đó đảm bảo độ rõ nét của giọng nói.

Họ vẫn có thể tiếp tục làm việc ngay cả khi mất điện nhờ nguồn cung cấp điện độc lập. Điều này khiến chúng đặc biệt hữu ích trong các ngành công nghiệp mà việc liên lạc không thể thực hiện được hoặc ở những khu vực thường xuyên mất điện.

Tuy nhiên, độ tin cậy của chúng gắn liền với cơ sở hạ tầng vật lý, hạn chế tính di động và khả năng mở rộng trong môi trường kinh doanh hiện đại.

VoIP: Mặc dù đây là lựa chọn linh hoạt nhất nhưng nó sẽ không hoạt động tốt nếu không có kết nối internet tốt. Nếu mạng internet ở khu vực của bạn không ổn định, bạn sẽ không thể thực hiện nhiều cuộc gọi bằng VoIP. Đối với những văn phòng có vùng phủ sóng WiFi kém, hãy cân nhắc sử dụng bộ mở rộng WiFi hoặc chuyển sang mạng 4G/LTE/5G để truyền dữ liệu nhằm giảm thiểu rủi ro này.

Hệ thống VoIP cũng có xu hướng dễ bị mất điện vì phần cứng mạng của bạn sẽ không có điện để hoạt động trừ khi bạn thực hiện tất cả các cuộc gọi trên thiết bị có kết nối di động.

API WhatsApp Business: Giống như VoIP truyền thống, cuộc gọi WhatsApp phụ thuộc vào kết nối internet ổn định nhưng linh hoạt hơn khi sử dụng thực tế. Vì WhatsApp được thiết kế dành cho thiết bị di động nên nó hoạt động đáng tin cậy trên mạng 4G/5G và thậm chí cả các kết nối băng thông thấp hơn, đặc biệt là trên điện thoại thông minh.

Điều này giúp cuộc gọi WhatsApp có lợi thế ở những khu vực có cơ sở hạ tầng WiFi yếu nhưng vùng phủ sóng dữ liệu di động mạnh. Các nhân viên có thể tiếp tục xử lý cuộc gọi bằng thiết bị di động trong thời gian mất điện hoặc gián đoạn dịch vụ ISP, miễn là họ có kết nối dữ liệu.

Ưu và nhược điểm của từng hệ thống dành cho doanh nghiệp B2C

Tóm lại, đây là ưu và nhược điểm của từng hệ thống điện thoại

Hệ thống điện thoại	Ưu điểm	Nhược điểm
Điện thoại cố định	Đáng tin cậy khi mất điện, quen thuộc, có đầy đủ các tính năng cần thiết.	Thiết lập tốn kém & bảo trì, cuộc gọi quốc tế đắt đỏ, tính năng hạn chế, khó mở rộng, không di động, phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng hiện có, thách thức về quy định và tuân thủ.
VoIP	Giá cả phải chăng, có khả năng mở rộng, nhiều tính năng, tích hợp với phần mềm khác.	Cần có nguồn điện và internet ổn định, có thể khó hoặc không thể thiết lập ở một số khu vực hoặc quốc gia.
API gọi điện kinh doanh WhatsApp	Tạo dựng lòng tin ngay lập tức cho khách hàng, giá cả phải chăng, có khả năng mở rộng, nhiều tính năng, tích hợp với phần mềm khác, kết hợp trò chuyện và giọng nói trên cùng một nền tảng, dễ bắt đầu, rất ít phức tạp về mặt quy định.	Chỉ giới hạn đối với người dùng WhatsApp, yêu cầu sự đồng ý của người dùng, yêu cầu nguồn điện và internet ổn định, bị cấm hoặc hạn chế ở một số khu vực hoặc quốc gia nhất định.

Làm thế nào để chọn hệ thống điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp của bạn?

Bây giờ chúng ta đã xem xét các hệ thống điện thoại khác nhau và ưu, nhược điểm của chúng, chúng tôi sẽ cố gắng giúp bạn quyết định nên sử dụng hệ thống nào.

Hệ thống điện thoại	Tốt nhất cho	Những cân nhắc
Điện thoại cố định	Các doanh nghiệp có hoạt động cố định và mức độ phức tạp của cuộc gọi thấp.	Hiệu quả về mặt chi phí nếu đã cài đặt, nhưng thiếu tính di động và khả năng mở rộng; không lý tưởng cho mục đích phát triển nhanh hoặc sử dụng quốc tế.
VoIP	Các doanh nghiệp cần giải pháp truyền thông linh hoạt và có khả năng mở rộng.	Thích hợp cho các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp và các cuộc gọi quốc tế. Có thể phải đối mặt với các hạn chế về quy định hoặc thiết lập ở một số khu vực.
API gọi điện kinh doanh WhatsApp	Các doanh nghiệp đang phát triển ở mọi quy mô tại các thị trường sử dụng nhiều WhatsApp hoặc ưu tiên thiết bị di động.	Lựa chọn tiết kiệm cho các nhóm đang sử dụng WhatsApp để liên lạc với khách hàng hoặc ở những khu vực có mạng dữ liệu di động mạnh nhưng cơ sở hạ tầng cố định hạn chế. Khả năng phụ thuộc vào nhà cung cấp API.

Bắt đầu với API gọi điện doanh nghiệp WhatsApp

Việc lựa chọn giải pháp gọi điện phù hợp không chỉ liên quan đến giọng nói mà còn liên quan đến việc quản lý các cuộc trò chuyện, hiệu suất và tăng trưởng ở quy mô lớn. Với Nhà cung cấp giải pháp kinh doanh WhatsApp (BSP) respond.io, bạn nhận được nhiều hơn là chỉ WhatsApp VoIP. Bạn có được một nền tảng thống nhất để:

• Mở rộng dễ dàng trên WhatsApp, TikTok, Messenger, Instagram và các kênh khác

• Quản lý cuộc gọi, trò chuyện và dữ liệu CRM từ HubSpot, Salesforce, Google Sheets và nhiều hơn nữa

• Trả lời cuộc gọi và tin nhắn khi đang di chuyển bằng ứng dụng di động respond.io

• Tự động hóa các quy trình như quản lý vòng đời khách hàng, định tuyến trò chuyện và nhiều hơn nữa

• Theo dõi cuộc trò chuyện, hiệu suất của tác nhân và nhóm bằng các báo cáo và phân tích tích hợp

Việc bật tính năng gọi WhatsApp Business trên respond.io cũng đơn giản như bật nút chuyển đổi. Đặt lịch trình demo để tìm hiểu cách respond.io giúp bạn thúc đẩy nhiều cuộc trò chuyện hơn, chốt nhiều giao dịch hơn và mở rộng quy mô một cách tự tin.

Đọc thêm

Để tìm hiểu thêm về WhatsApp Business Calling API, hãy xem các blog sau:

• Mọi thứ bạn cần biết về cuộc gọi thoại WhatsApp

• Cách quản lý cuộc gọi API WhatsApp, trò chuyện và CRM trong một nền tảng

• Giá cuộc gọi WhatsApp: Giá cuộc gọi thoại WhatsApp Business là bao nhiêu và có rẻ hơn VoIP không?