客戶服務回覆範本：操作指南

客戶服務回應範本可以透過提供標準回應來幫助簡化客戶服務操作。這些客戶服務範本可用於各種目的和場景，包括歡迎客戶、回覆詢問、結束對話、請求評論等。繼續閱讀，了解客戶服務範本如何改善您的企業與客戶的溝通方式。

什麼是客戶服務回覆模板

客戶服務回覆範本是一種預先寫好的訊息，可用於快速有效地回應常見的客戶詢問。

重複輸入相同的答案會浪費時間，而複製和貼上可能會很繁瑣，因為您需要打開多個視窗或參考資料，這在行動裝置上就更加麻煩。

範本可以讓代理商花費更少的時間接待客戶和回覆一般詢問或常見問題。他們可以利用節省的時間來解決更困難的問題或同時處理多個客戶。

一張圖片展示了客戶服務回應範本的好處——節省時間、一致的訊息和品牌聲音以及多功能

客戶服務回應範本可確保訊息和品牌聲音的一致性，因為可以預先審查訊息。無論客戶被分配到哪個代理商或使用哪個平台聯繫您，這都可以為客戶提供統一的業務體驗。

根據目標，客戶服務模板可以以多種方式使用。例如，向透過廣告聯絡您公司的客戶發送歡迎訊息，並使用離開訊息讓客戶知道何時代理無法提供服務。

您也可以使用範本來結束對話、徵求評論、提供常見問題等。現在您知道了客戶服務範本的用途，那麼哪些訊息應用程式最適合發送它們呢？

用於發送客戶服務回應範本的最佳訊息應用程式

儘管全世界有許多不同的即時通訊工具，但為您的企業選擇最適合的一種還是相當容易的。您的選擇範圍將縮小到您的目標人群中以及您的企業所在地流行的管道。

無論是 WhatsApp 或 Facebook Messenger，用於發送客戶服務模板的最佳訊息應用程式都是您的客戶最常使用的應用程式。我們的目標是與你的客戶溝通，除非你們使用相同的管道，否則你將無法做到這一點。

如果您的客戶使用許多不同的應用程式進行溝通，請考慮從支援多重管道的客戶對話管理軟體發送您的模板，例如 respond.io。

每個管道支援不同的訊息傳遞功能，例如嵌入影片、連結、按鈕等。但由於範本訊息大部分由文字組成，所有管道都支援文本，因此本部落格將重點介紹它們。

讓我們回顧一下編寫客戶服務回應範本的一些最佳實踐。

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建立客戶服務回應範本的最佳實踐

設定客戶服務回應範本沒有硬性規定，但需要考慮以下幾點。

由於客戶將在即時通訊應用程式上收到這些訊息，因此請利用這一點並使用對話語氣。不要像寫電子郵件那樣寫即時訊息。保持您的訊息禮貌、簡短且切中要點。

創建易於自訂的模板，因為它們將發送給不同的人。這樣，您可以輕鬆地添加客戶的姓名或其他相關詳細信息，使資訊更具個性化。

顯示客戶服務回應範本最佳實踐的圖片 - 保持簡短和友好，使其適合每個人，盡可能個性化訊息並包含行動號召

避免使用客戶可能不知道的術語。如果您的訊息清晰易懂，您就無需花費額外的時間向客戶解釋。

測試並改進您的資訊以獲得最佳效果。如果您發現某些訊息沒有回答詢問或沒有表達要點，請對其進行調整，直到能夠回答問題或表達要點為止。

確保在適當的地方加入號召性用語 (CTA)。如果您希望客戶在閱讀您的訊息後採取行動，請明確說明。

在下一部分中，我們將分享一些客戶服務回應範本的範例。

20 個客戶服務回覆範本範例

以下是一些客戶服務範本的範例，您可以複製或用作您自己資訊的靈感。請隨意調整或修改它們以使其適合您的業務。

客戶服務回覆範本：迎接您的客戶

客戶服務範本減少了您與客戶打招呼和道別的時間，讓您花更多時間進行實際對話。

以下是您可以使用的一些問候語：

1. 「👋 嗨！感謝您聯絡 [公司名稱]。我是[代理人姓名]，我可以為您做些什麼？」

2. “👋 您好，今天我能為您提供什麼幫助？”

延遲回應訊息

如果您無法立即回覆客戶，請使用這些訊息。

1. 「嗨，[客戶姓名]，感謝您的留言。我們目前休假至 [日期]。我們一回來就會聯絡您。」

2. “👋 感謝您的留言。我們目前正在外出度長週末。我們週一回來後會立即回覆您。」

告知顧客你的營業時間

這些範本可輕鬆快速通知您的客戶您的營業時間或緊急事項的替代溝通管道。

1. 「📆 我們營業時間為週一至週六（含公休日），上午 9:00 至晚上 9 點”

2. “感謝您的留言。很遺憾，我們今天不營業。我們的辦公室開放時間為週日至週四上午 10:00 至晚上 10:00 如果您有緊急疑問，請撥打我們的🚨緊急熱線：[號碼]”

客戶服務範本：回答常見問題

客戶服務回覆範本非常適合回答常見問題。您的代理將能夠使用這些預設資訊快速回答這些問題。

您可以在快速回覆中提供常見問題的完整答案，或將客戶連結到外部來源以獲取更多詳細資訊。

1. “📍 我們的總部位於[地址]”

2. 「Respond.io 支援 WhatsApp、Telegram 和 Facebook Messenger 等多種管道。在此處查看受支援頻道的完整列表：[連結]”

安排預約

客戶服務回應範本也可用於與客戶安排約會。

1. 「🗓️我們很高興與您預約！請回覆您喜歡的日期和時間，或從我們的日曆中選擇：[連結]”

2. 「您好，[聯絡人姓名]，感謝您與我們聯絡。我們想透過電話與您進一步討論該問題。請回覆您希望的日期和時間，我們的代理商將會與您聯繫。

傳送訂單追蹤訊息

可以透過範本訊息快速輸入訂單追蹤鏈接，這對於想要了解訂單所在位置的客戶來說也很方便。

1. 「您可以在這裡追蹤您的訂單：[連結]。如果您對配送有任何疑問，請撥打我們的 24 小時熱線：[號碼]”

2. 「您的訂單正在運送中！如果您想即時追蹤其位置，請訪問：[連結]”

退貨和退款政策

確保所有客戶都收到有關退貨政策的相同訊息，以避免因溝通不良而產生的任何潛在麻煩。

1. 「✅ 您可以隨時取消您的計劃，無需支付額外費用。只需與我們聯繫並讓我們知道您希望這樣做即可。

2. 「我們實施無條件全額退款政策✅在交貨後 14 天內將其以原包裝寄回給我們，您將獲得退款。欲了解更多信息，請查看我們的退貨政策：[連結]”

客戶服務範本：解決技術問題

沒有人喜歡對緊急或不方便的事情一無所知。使用客戶服務回應範本讓客戶了解您可能遇到的任何技術問題。

以下是一些技術問題更新的快速回覆訊息的範例：

1. 「⚠️ 我們的平台目前正在進行定期維護，並將於 2023 年 7 月 2 日星期二上午 8:00 恢復營運。我們對造成的不便深表歉意🙇”

2. 「💥 哎呀！我們的伺服器目前遇到一些技術困難。我們目前正在處理該問題，希望能夠在接下來的 12 小時內恢復運行。我們對所造成的不便深表歉意！ ”

產品庫存更新

客戶服務回應範本也非常適合為客戶更新產品庫存資訊。

1. “感謝您聯繫我們。 [產品名稱] 下週將會恢復供貨。如需預訂房間，請訪問我們的線上商店：[連結]。

2. 「您好 [顧客姓名]，[產品名稱] 目前有貨。您要下訂單嗎？

要求滿意的客戶進行評論

了解客戶是否對您的服務滿意的方法之一是，在您處理完他們的詢問後提醒他們給您的公司留下評論。

1. 「🙏 我們希望您的所有問題都已解決！如果您對客戶體驗有任何意見，請在[連結]給我們留言。我們期待再次為您服務。

2. 「感謝您聯繫 [公司名稱]。如果您有時間，請在 [連結] 上留下您與我們合作的體驗評論。我們感謝並會仔細閱讀所有提交的反饋 🙂”

客戶服務回應範本可以改善並加快回覆客戶的流程，但如果您的企業難以跟上大量傳入訊息，請考慮使用像 respond.io 這樣的客戶對話管理軟體

Respond.io 讓您可以保存數十個客戶服務快速回覆，甚至在其強大的工作流程模組中自動回覆。這可以釋放您的代理人時間，使他們能專注於不尋常或複雜的查詢。

Respond.io 也支持多個渠道，讓您可以在不同應用程式上向所有客戶發送訊息，而無需切換訊息平台。在所有頻道重複使用相同的模板，無需重寫它們。

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