Le chiamate vocali continuano a essere una parte essenziale della comunicazione aziendale, ma con così tante opzioni disponibili che mai, scegliere il sistema telefonico giusto può rivelarsi un compito arduo. I telefoni fissi offrono affidabilità, mentre il VoIP (Voice over Internet Protocol) offre flessibilità e funzionalità. Le soluzioni moderne, come WhatsApp VoIP, aumentano la praticità e la portata. La scelta migliore dipende dalle esigenze aziendali, dalla configurazione e dalle preferenze dei clienti

Questo articolo analizza i vari tipi di sistemi telefonici, le loro caratteristiche, i pro e i contro e i casi d'uso ideali, consentendoti di scegliere la soluzione più adatta in base alle tue attività aziendali e alle aspettative dei clienti.

Cosa sono i telefoni fissi?

I telefoni fissi sono sistemi telefonici tradizionali che trasmettono comunicazioni vocali utilizzando connessioni cablate fisiche. Utilizzano fili di rame o cavi in fibra ottica che corrono sottoterra o sui pali del telefono per collegare abitazioni e aziende alla rete telefonica pubblica commutata (PSTN).

I telefoni fissi supportano tutti gli elementi essenziali previsti da un sistema telefonico. Tuttavia, poiché sono analogici, le funzionalità avanzate come la registrazione e la risposta vocale interattiva (IVR) sono spesso difficili da configurare e richiedono hardware speciale.

Per tutto l'ultimo secolo, i telefoni fissi hanno rappresentato il pane quotidiano dei sistemi telefonici. Hanno ancora un posto nel mondo, ma i telefoni cellulari e il VoIP stanno prendendo il loro posto.

Che cosa è il VoIP?

VoIP è un sistema per la trasmissione della voce tramite Internet. Poiché le soluzioni VoIP sono digitali, possono registrare facilmente le chiamate, implementare funzionalità come l'IVR e fornire analisi per il monitoraggio delle prestazioni.

La loro natura digitale consente inoltre un'integrazione perfetta con altri software, come i sistemi di Customer Relationship Management (CRM), rendendo più comodo l'aggiornamento dei dati dei clienti dopo le conversazioni.

Inoltre, se si opta per soluzioni software anziché per opzioni basate su hardware come un telefono VoIP dedicato, l'installazione può essere semplice come scaricare un'app sul proprio smartphone o laptop, senza bisogno di nuovo hardware.

Molte applicazioni popolari, come Zoom e Viber, offrono ora servizi VoIP gratuiti per chiamare altri utenti sullo stesso canale. Una di queste app è WhatsApp, di cui parleremo più avanti.

Cos'è l'API di chiamata di WhatsApp Business?

Sebbene le chiamate vocali sull'app consumer WhatsApp siano disponibili da anni, la possibilità di effettuare chiamate tramite l'API di WhatsApp è uno sviluppo più recente. L'API WhatsApp Business Calling consente chiamate vocali basate su VoIP tramite Internet, offrendo alle aziende un modo flessibile e conveniente per comunicare con i clienti.

Mentre le chiamate VoIP tradizionali si basano su app o dispositivi esterni, WhatsApp VoIP consente di effettuare chiamate vocali all'interno della chat di WhatsApp stessa, in modo che l'intera conversazione, dal messaggio alla chiamata, avvenga in un unico luogo familiare.

Mantiene inoltre i principali vantaggi del VoIP tradizionale, come la possibilità di integrarsi con CRM e strumenti di automazione per semplificare i flussi di lavoro e migliorare il monitoraggio delle prestazioni. Ora che abbiamo definito il contesto, come si confrontano questi diversi sistemi telefonici tra loro?

Differenze chiave tra linee fisse, VoIP tradizionale e API di chiamata aziendale WhatsApp

Costi

Per la maggior parte delle aziende, configurare un sistema telefonico comporta dei costi, che tu stia costruendo da zero o aggiornando un sistema esistente. Diamo un'occhiata ai costi previsti.

Telefoni fissi: Se non disponi di un sistema esistente, aspettati di pagare di più. Ci saranno costi per l'impostazione, l'installazione delle linee, l'acquisto dei telefoni e altro ancora. Le tariffe del servizio sono solitamente calcolate al minuto e sono notevolmente più costose per le chiamate internazionali.

VoIP: Uno dei suoi maggiori vantaggi è il rapporto costi-benefici. Poiché il VoIP non si basa su costose reti telefoniche, è più conveniente delle linee fisse, soprattutto se si effettuano frequenti chiamate internazionali.

I costi del servizio variano e vanno dai piani in abbonamento ai prezzi a consumo. Mentre alcune aziende investono in telefoni VoIP, la maggior parte può semplicemente installare il software VoIP sui dispositivi esistenti, riducendo ulteriormente i costi.

Tuttavia, alcuni Paesi richiedono alle aziende di ottenere licenze, registrare indirizzi locali o collaborare con provider VoIP approvati dal governo, il che può comportare costi e tempi aggiuntivi.

API per le chiamate di WhatsApp Business: Sebbene un account sulla piattaforma WhatsApp Business sia gratuito, è necessario un software di gestione delle conversazioni come respond.io per comunicare con i clienti. Meta addebita costi al minuto per le chiamate vocali in uscita, con tariffe che variano a seconda della regione dell'account. Tuttavia, le chiamate vocali in entrata sono gratuite.

Ottenere un numero di telefono per la piattaforma WhatsApp Business è facile ed economico, poiché le schede SIM o i numeri virtuali sono molto convenienti nella maggior parte dei paesi.

Caratteristiche

Questi sistemi telefonici possono effettuare e ricevere chiamate, ma hanno anche delle caratteristiche che li distinguono.

Telefoni fissi: Offrono tutte le funzionalità vocali essenziali, tra cui l'identificativo del chiamante e l'inoltro di chiamata. Tuttavia, l'impostazione di funzioni avanzate come l'automazione o l'integrazione, ove possibile, può essere complessa e spesso richiede hardware aggiuntivo.

VoIP: Include tutte le funzionalità essenziali, ma offre un'automazione e un'integrazione più semplici. Consente inoltre videochiamate e chiamate internazionali a prezzi convenienti, soprattutto tramite soluzioni basate su app, che spesso consentono chiamate gratuite da app ad app.

API per le chiamate di WhatsApp Business: La soluzione VoIP di WhatsApp consente alle aziende di effettuare chiamate solo verso numeri WhatsApp che hanno aderito e di ricevere chiamate esclusivamente da altri utenti WhatsApp.

Tuttavia, se WhatsApp è il canale di comunicazione principale nella tua regione, questo diventa un grande vantaggio. Potrai passare dalla messaggistica alle chiamate nella stessa chat, mantenendo tutte le interazioni in un unico posto. Inoltre, i clienti potranno verificare la tua autenticità se hai un segno di spunta blu WhatsApp di , velocizzando il processo di creazione di fiducia!

Scalabilità

La scalabilità si riferisce alla facilità con cui è possibile espandere o adattare il sistema telefonico per soddisfare le mutevoli esigenze della propria azienda man mano che cresce o si evolve.

Linee fisse: Le linee fisse dipendono dalle infrastrutture locali, il che rende difficile o addirittura impossibile la loro installazione in alcune aree. Ciò significa flessibilità limitata e, senza telefoni condivisi, ogni membro dello staff che gestisce le chiamate avrà bisogno di un telefono e di una linea dedicati, il che può risultare poco pratico per i team più grandi.

In alcuni Paesi, le aziende potrebbero aver bisogno anche dell'approvazione del governo o di permessi speciali per installare linee fisse, il che aggiunge ostacoli normativi che possono limitarne l'espansione.

VoIP: La scalabilità è semplice e praticamente illimitata. Se i dipendenti dispongono di un computer portatile o di uno smartphone, possono installare un software VoIP per gestire le chiamate. Negli uffici rumorosi, per una migliore qualità delle chiamate potrebbero essere necessarie cuffie o microfoni, ma sono facili da reperire.

Tuttavia, in alcuni Paesi, l'espansione del VoIP è soggetta a restrizioni e richiede approvazioni governative, licenze speciali o partnership con i fornitori di servizi di telecomunicazioni locali.

API per le chiamate di WhatsApp Business: WhatsApp VoIP è ideale per le aziende in rapida crescita, soprattutto nei mercati emergenti. Operando all'interno dell'app di messaggistica più diffusa al mondo, consente alle aziende di aggiungere utenti, team o regioni senza l'infrastruttura fisica, le compagnie telefoniche locali o gli ostacoli normativi associati alle linee fisse o al VoIP tradizionale.

La scalabilità dipende dalla piattaforma di gestione delle conversazioni utilizzata con l'API. Ad esempio, respond.io supporta cinque utenti con il piano Starter , con componenti aggiuntivi e livelli superiori per i team in crescita, semplificando la gestione di volumi elevati di chat e chiamate.

Mobilità

Se i tuoi agenti sono costantemente in movimento, la mobilità è un fattore essenziale da considerare.

Telefoni fissi: Si tratta di una soluzione immobile. Puoi effettuare e ricevere chiamate solo dal luogo in cui hai configurato i tuoi telefoni fissi.

VoIP: Molto più flessibile delle linee fisse. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione internet stabile e un computer o uno smartphone.

API per le chiamate di WhatsApp Business: La mobilità dipende dalla piattaforma di gestione delle conversazioni utilizzata per l'API di WhatsApp Business. Se la piattaforma dispone di un'app mobile e supporta il VoIP WhatsApp (non tutti i provider lo fanno), i tuoi agenti potranno ricevere chiamate da qualsiasi luogo con accesso a Internet.

Affidabilità

La scelta del sistema telefonico giusto garantisce una qualità delle chiamate costante, riduce al minimo le interruzioni delle chiamate e garantisce la continuità aziendale indipendentemente dalla sede, dal dispositivo e dalle condizioni.

Linee fisse: Le linee fisse sono note per la loro stabilità e la qualità costante delle chiamate, in particolare per le comunicazioni locali o interne. A differenza dei sistemi basati su Internet, non sono influenzati da latenza, jitter o perdita di pacchetti e sono quindi affidabili per quanto riguarda la chiarezza della voce.

Grazie all'alimentazione elettrica indipendente dalla rete elettrica, continuano a funzionare anche durante le interruzioni di corrente. Ciò li rende particolarmente utili nei settori in cui la comunicazione non può essere interrotta o nelle regioni con frequenti blackout.

Tuttavia, la loro affidabilità è legata all'infrastruttura fisica, che limita la mobilità e la scalabilità negli ambienti aziendali moderni.

VoIP: Sebbene sia l'opzione più flessibile, non funzionerà bene senza una buona connessione Internet. Se nella tua zona la connessione Internet è instabile, non riuscirai a effettuare molte chiamate tramite VoIP. Per gli uffici con scarsa copertura WiFi, si consiglia di prendere in considerazione l'utilizzo di extender WiFi o di passare alle reti 4G/LTE/5G per i dati, in modo da attenuare questo rischio.

Anche i sistemi VoIP tendono a essere soggetti a interruzioni di corrente, poiché l'hardware di rete non avrà energia per funzionare se tutte le chiamate non verranno effettuate tramite dispositivi con connettività cellulare.

API di WhatsApp Business: Come il VoIP tradizionale, le chiamate WhatsApp dipendono da una connessione Internet stabile, ma sono più resilienti nell'uso reale. Poiché WhatsApp è progettato per i dispositivi mobili, funziona in modo affidabile sulle reti 4G/5G e anche sulle connessioni con larghezza di banda inferiore, in particolare sugli smartphone.

Questo conferisce alle chiamate WhatsApp un vantaggio nelle regioni in cui l'infrastruttura WiFi è debole ma la copertura dei dati mobili è buona. Durante le interruzioni di corrente o le interruzioni del servizio ISP, gli agenti possono continuare a gestire le chiamate tramite dispositivi mobili, a condizione che dispongano di una connessione dati.

Pro e contro di ciascun sistema per le aziende B2C

In sintesi, ecco i pro e i contro di ciascun sistema telefonico

Sistema telefonico	Professionisti	Contro
Linea fissa	Affidabile in caso di interruzioni di corrente, familiare, dotato di tutte le caratteristiche essenziali.	Installazione costosa, manutenzione & , chiamate internazionali costose, funzionalità limitate, difficile da scalare, immobile, si basa sull'infrastruttura esistente, sfide normative e di conformità.
VoIP	Conveniente, scalabile, ricco di funzionalità, integrabile con altri software.	Richiede una connessione Internet e un'alimentazione stabili, ma può essere difficile o impossibile configurarlo in alcune regioni o paesi.
API per le chiamate aziendali di WhatsApp	Crea fiducia immediata nei clienti, conveniente, scalabile, ricco di funzionalità, integrazione con altri software, combina chat e voce in un'unica piattaforma, facile da usare, pochissime complessità normative.	Limitato agli utenti WhatsApp, richiede il consenso dell'utente, richiede una connessione Internet e una potenza stabili, vietato o limitato in alcune regioni o paesi.

Come scegliere il sistema telefonico più adatto alla tua azienda?

Ora che abbiamo esaminato i diversi sistemi telefonici e i loro pro e contro, cercheremo di aiutarti a decidere quale utilizzare.

Sistema telefonico	Ideale per	Considerazioni
Telefoni fissi	Aziende con sedi operative fisse e bassa complessità delle chiamate.	Conveniente se già installato, ma manca di mobilità e scalabilità; non è l'ideale per una rapida crescita o per l'uso internazionale.
VoIP	Aziende che necessitano di una comunicazione flessibile e scalabile.	Ideale per team remoti o ibridi e per chiamate internazionali. In alcune regioni potrebbero esserci restrizioni normative o di installazione.
API per le chiamate aziendali di WhatsApp	Aziende in crescita di tutte le dimensioni nei mercati in cui prevale WhatsApp o che privilegiano l'utilizzo dei dispositivi mobili.	Un'ottima scelta economica per i team che già utilizzano WhatsApp per comunicare con i clienti o in aree con potenti reti di dati mobili ma infrastrutture fisse limitate. Le funzionalità dipendono dal fornitore dell'API.

Inizia con l'API di chiamata di WhatsApp Business

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Ulteriori letture

Per saperne di più sull'API di chiamata di WhatsApp Business, consulta i seguenti blog:

• Tutto quello che devi sapere sulle chiamate vocali di WhatsApp

• Come gestire le chiamate API di WhatsApp, la chat e il CRM in un'unica piattaforma

• Prezzi delle chiamate WhatsApp: quanto costano le chiamate vocali WhatsApp Business ed è più economico del VoIP?