Panggilan suara tetap menjadi bagian penting dari komunikasi bisnis, tetapi dengan lebih banyak pilihan yang tersedia dari sebelumnya, memilih sistem telepon yang tepat dapat menjadi tugas yang menantang. Telepon rumah menawarkan keandalan, sementara VoIP (Voice over Internet Protocol) menghadirkan fleksibilitas dan fitur. Solusi modern, seperti WhatsApp VoIP, menambah kemudahan dan jangkauan. Pilihan terbaik bergantung pada kebutuhan bisnis, pengaturan, dan preferensi pelanggan Anda

Artikel ini menguraikan berbagai jenis sistem telepon, fitur-fiturnya, kelebihan dan kekurangannya, serta kasus penggunaan ideal, sehingga Anda dapat memilih yang paling sesuai berdasarkan operasi bisnis dan harapan pelanggan.

Apa itu telepon rumah?

Telepon rumah adalah sistem telepon tradisional yang mengirimkan komunikasi suara menggunakan sambungan kabel fisik. Mereka menggunakan kabel tembaga atau kabel serat optik yang dipasang di bawah tanah atau pada tiang telepon untuk menghubungkan rumah dan bisnis ke Jaringan Telepon Umum (PSTN).

Telepon rumah mendukung semua hal penting yang diharapkan dari sebuah sistem telepon. Namun, karena analog, fitur-fitur canggih seperti perekaman dan Respons Suara Interaktif (IVR) sering kali sulit diatur dan memerlukan perangkat keras khusus.

Telepon rumah telah menjadi kebutuhan utama sistem telepon selama seabad terakhir. Mereka masih punya tempat di dunia, tetapi telepon seluler dan VoIP telah mengambil alih posisi mereka.

Apa itu VoIP?

VoIP adalah sistem untuk mentransmisikan suara melalui Internet. Karena solusi VoIP bersifat digital, solusi tersebut dapat dengan mudah merekam panggilan, menerapkan fitur seperti IVR, dan menyediakan analitik untuk pelacakan kinerja.

Sifat digitalnya juga memungkinkan integrasi yang mulus dengan perangkat lunak lain, seperti sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), yang memudahkan pembaruan catatan pelanggan setelah percakapan.

Selain itu, jika Anda memilih solusi perangkat lunak alih-alih opsi berbasis perangkat keras seperti telepon VoIP khusus, instalasinya bisa semudah mengunduh aplikasi di ponsel pintar atau laptop Anda—tidak perlu perangkat keras baru.

Banyak aplikasi populer, seperti Zoom dan Viber, sekarang menawarkan layanan VoIP gratis untuk menelepon pengguna lain di saluran yang sama. Salah satu aplikasi tersebut adalah WhatsApp, yang akan kita bahas selanjutnya.

Apa itu WhatsApp Business Calling API?

Meskipun panggilan suara pada aplikasi konsumen WhatsApp telah tersedia selama bertahun-tahun, kemampuan untuk melakukan panggilan melalui API WhatsApp merupakan perkembangan yang lebih baru. API Panggilan Bisnis WhatsApp memungkinkan panggilan suara berbasis VoIP melalui internet, memberikan bisnis cara yang fleksibel dan hemat biaya untuk terhubung dengan pelanggan.

Sementara panggilan VoIP tradisional bergantung pada aplikasi atau perangkat eksternal, WhatsApp VoIP memungkinkan Anda melakukan panggilan suara di dalam obrolan WhatsApp itu sendiri sehingga seluruh percakapan, dari pesan hingga panggilan, terjadi di satu tempat yang sudah dikenal.

Ia juga mempertahankan manfaat inti VoIP tradisional, seperti kemampuan untuk berintegrasi dengan CRM dan alat otomatisasi untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan pelacakan kinerja. Sekarang setelah kita menyiapkan latar belakangnya, bagaimana sistem telepon yang berbeda-beda ini saling dibandingkan?

Perbedaan Utama Antara Telepon Rumah, VoIP Tradisional dan Panggilan Bisnis WhatsApp API

Biaya

Untuk sebagian besar bisnis, menyiapkan sistem telepon melibatkan biaya tertentu, baik Anda membangunnya dari awal atau meningkatkan pengaturan yang ada. Mari kita bahas perkiraan biayanya.

Telepon rumah: Anda akan dikenakan biaya lebih jika belum memiliki sistem yang ada. Akan ada biaya untuk pemasangan, instalasi saluran, pembelian telepon, dan banyak lagi. Biaya layanan biasanya dihitung per menit dan jauh lebih mahal untuk panggilan internasional.

VoIP: Salah satu keuntungan terbesarnya adalah efektivitas biaya. Karena VoIP tidak bergantung pada jaringan telepon yang mahal, biayanya lebih terjangkau daripada telepon rumah, terutama jika Anda sering melakukan panggilan internasional.

Biaya layanan bervariasi, dengan pilihan mulai dari paket berlangganan hingga harga bayar sesuai pemakaian. Sementara beberapa bisnis berinvestasi dalam telepon VoIP, sebagian besar dapat langsung memasang perangkat lunak VoIP pada perangkat yang ada, sehingga semakin mengurangi biaya.

Namun, beberapa negara mengharuskan bisnis untuk mendapatkan lisensi, mendaftarkan alamat lokal, atau bekerja dengan penyedia VoIP yang disetujui pemerintah, yang dapat menambah biaya dan waktu ekstra.

API Panggilan WhatsApp Business: Meskipun akun WhatsApp Business Platform gratis, akun tersebut memerlukan perangkat lunak manajemen percakapan seperti respond.io untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Meta mengenakan biaya per menit untuk panggilan suara keluar, dengan tarif bergantung pada wilayah akun. Namun, panggilan suara masuk gratis.

Mendapatkan nomor telepon untuk WhatsApp Business Platform juga mudah dan murah, karena kartu SIM atau nomor virtual sangat terjangkau di sebagian besar negara.

Fitur

Sistem telepon ini dapat membuat dan menerima panggilan, tetapi mereka juga memiliki fitur yang membedakannya.

Telepon rumah: Mereka menawarkan semua fitur suara penting, termasuk ID pemanggil dan penerusan panggilan. Namun, menyiapkan fungsi lanjutan seperti otomatisasi atau integrasi—jika memungkinkan—bisa jadi rumit dan sering kali memerlukan perangkat keras tambahan.

VoIP: Ini mencakup semua fitur penting tetapi menawarkan otomatisasi dan integrasi yang lebih mudah. Ini juga memungkinkan panggilan video dan panggilan internasional yang hemat biaya, terutama melalui solusi berbasis aplikasi, yang sering kali memungkinkan panggilan antaraplikasi gratis.

API Panggilan Bisnis WhatsApp: Solusi WhatsApp VoIP hanya memungkinkan bisnis untuk melakukan panggilan ke nomor WhatsApp yang telah mendaftar dan menerima panggilan secara eksklusif dari pengguna WhatsApp lainnya.

Namun, jika WhatsApp adalah saluran komunikasi utama di wilayah Anda, ini menjadi keuntungan besar. Anda dapat beralih antara berkirim pesan teks dan menelepon dalam obrolan yang sama, menjaga semua interaksi di satu tempat. Selain itu, pelanggan akan dapat memverifikasi keaslian Anda jika Anda memiliki tanda centang biru WhatsApp , yang mempercepat proses membangun kepercayaan!

Skalabilitas

Skalabilitas merujuk pada kemudahan dalam memperluas atau menyesuaikan sistem telepon Anda untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda yang terus berubah seiring pertumbuhan atau evolusinya.

Telepon rumah: Telepon rumah bergantung pada infrastruktur lokal, sehingga sulit atau bahkan tidak mungkin dipasang di beberapa daerah. Ini berarti fleksibilitas terbatas dan tanpa telepon bersama, setiap anggota staf yang menangani panggilan akan memerlukan telepon dan saluran khusus, yang mungkin tidak praktis untuk tim yang lebih besar.

Di beberapa negara, bisnis mungkin juga memerlukan persetujuan pemerintah atau izin khusus untuk memasang telepon rumah, sehingga menambah hambatan regulasi yang dapat membatasi perluasan.

VoIP: Skalabilitas sederhana dan hampir tidak terbatas. Selama karyawan memiliki laptop atau telepon pintar, mereka dapat menginstal perangkat lunak VoIP untuk menangani panggilan. Di kantor yang bising, headset atau mikrofon mungkin diperlukan untuk kualitas panggilan yang lebih baik, tetapi ini mudah diperoleh.

Namun, di beberapa negara, perluasan VoIP dibatasi, memerlukan persetujuan pemerintah, lisensi khusus, atau kemitraan dengan penyedia telekomunikasi lokal.

API Panggilan Bisnis WhatsApp: WhatsApp VoIP ideal untuk bisnis yang berskala cepat, terutama di pasar negara berkembang. Beroperasi dalam aplikasi perpesanan paling populer di dunia, aplikasi ini memungkinkan bisnis menambah pengguna, tim, atau wilayah tanpa infrastruktur fisik, telekomunikasi lokal, atau kendala regulasi yang terkait dengan telepon rumah atau VoIP tradisional.

Skalabilitas bergantung pada platform manajemen percakapan yang digunakan dengan API. Misalnya, respond.io mendukung lima pengguna pada paket Starter, dengan add-on dan tingkatan yang lebih tinggi untuk tim yang berkembang, menjadikannya mudah untuk menangani volume obrolan dan panggilan yang tinggi.

Mobilitas

Jika agen Anda terus-menerus bepergian, mobilitas merupakan faktor penting untuk dipertimbangkan.

Telepon rumah: Ini adalah solusi yang tidak dapat dipindahkan. Anda hanya dapat membuat dan menerima panggilan dari tempat Anda memasang telepon rumah.

VoIP: Jauh lebih fleksibel daripada telepon rumah. Yang Anda perlukan hanyalah koneksi internet yang stabil dan komputer atau telepon pintar.

API Panggilan WhatsApp Business: Mobilitas bergantung pada platform manajemen percakapan yang Anda gunakan untuk API WhatsApp Business. Jika platform memiliki aplikasi seluler dan mendukung WhatsApp VoIP (tidak semua penyedia memilikinya), agen Anda dapat menerima panggilan dari mana saja dengan akses internet.

Keandalan

Memilih sistem telepon yang tepat memastikan kualitas panggilan yang konsisten, meminimalkan panggilan terputus, dan kelangsungan bisnis di berbagai lokasi, perangkat, dan kondisi.

Telepon rumah: Telepon rumah dikenal karena stabilitasnya dan kualitas panggilan yang konsisten, terutama untuk komunikasi lokal atau internal. Tidak seperti sistem berbasis internet, sistem ini tidak terpengaruh oleh latensi, jitter, atau kehilangan paket, dan karena itu dapat diandalkan untuk kejelasan suara.

Mereka juga tetap bekerja saat listrik padam, berkat pasokan listrik di luar jaringan. Hal ini membuatnya sangat berguna dalam industri di mana komunikasi tidak dapat terputus atau di wilayah yang sering terjadi pemadaman listrik.

Namun, keandalannya bergantung pada infrastruktur fisik, yang membatasi mobilitas dan skalabilitas dalam lingkungan bisnis modern.

VoIP: Meskipun ini adalah pilihan yang paling fleksibel, ini tidak akan berfungsi dengan baik tanpa koneksi internet yang baik. Jika internet di daerah Anda tidak lancar, Anda tidak akan bisa melakukan banyak panggilan dengan VoIP. Untuk kantor dengan jangkauan WiFi yang buruk, pertimbangkan menggunakan WiFi extender atau beralih ke jaringan 4G/LTE/5G untuk data guna mengurangi risiko ini.

Sistem VoIP juga cenderung rentan terhadap pemadaman listrik karena perangkat keras jaringan Anda tidak akan memiliki daya untuk beroperasi kecuali Anda membuat semua panggilan pada perangkat dengan konektivitas seluler.

WhatsApp Business API: Seperti VoIP tradisional, panggilan WhatsApp bergantung pada koneksi internet yang stabil, tetapi lebih tangguh dalam penggunaan di dunia nyata. Karena WhatsApp dibuat untuk perangkat seluler, ia berfungsi dengan andal pada jaringan 4G/5G dan bahkan pada koneksi bandwidth rendah, terutama pada telepon pintar.

Hal ini memberikan panggilan WhatsApp keunggulan di wilayah yang infrastruktur WiFinya lemah tetapi jangkauan data selulernya kuat. Agen dapat terus menangani panggilan menggunakan perangkat seluler selama pemadaman listrik atau gangguan ISP, selama mereka memiliki koneksi data.

Pro dan Kontra Setiap Sistem untuk Bisnis B2C

Singkatnya, berikut adalah kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem telepon

Sistem telepon	Kelebihan	Kontra
Telepon rumah	Andal saat listrik padam, familiar, memiliki semua fitur penting.	Pengaturan mahal & pemeliharaan, panggilan internasional mahal, fitur terbatas, sulit ditingkatkan, tidak mobile, bergantung pada infrastruktur yang ada, tantangan regulasi dan kepatuhan.
VoIP	Terjangkau, terukur, kaya fitur, integrasi dengan perangkat lunak lain.	Memerlukan internet dan daya yang stabil, mungkin sulit atau tidak mungkin disiapkan di wilayah atau negara tertentu.
API Panggilan Bisnis WhatsApp	Membangun kepercayaan pelanggan secara instan, terjangkau, dapat diskalakan, kaya fitur, terintegrasi dengan perangkat lunak lain, menggabungkan obrolan dan suara dalam satu platform, mudah untuk memulai, sangat sedikit kerumitan regulasi.	Terbatas pada pengguna WhatsApp, memerlukan persetujuan pengguna, memerlukan internet dan daya yang stabil, dilarang atau dibatasi di wilayah atau negara tertentu.

Bagaimana Memilih Sistem Telepon yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Sekarang setelah kami meninjau berbagai sistem telepon serta kelebihan dan kekurangannya, kami akan mencoba membantu Anda memutuskan mana yang akan digunakan.

Sistem Telepon	Terbaik Untuk	Pertimbangan
Telepon rumah	Bisnis dengan operasi lokasi tetap dan kompleksitas panggilan rendah.	Hemat biaya jika sudah terpasang, tetapi kurang mobilitas dan skalabilitas; tidak ideal untuk pertumbuhan cepat atau penggunaan internasional.
Bahasa Indonesia: VoIP	Bisnis yang memerlukan komunikasi yang fleksibel dan berskala.	Cocok untuk tim jarak jauh atau hybrid dan panggilan internasional. Mungkin menghadapi batasan regulasi atau pengaturan di beberapa wilayah.
API Panggilan Bisnis WhatsApp	Mengembangkan bisnis dalam berbagai ukuran di pasar yang banyak menggunakan WhatsApp atau yang mengutamakan perangkat seluler.	Pilihan yang kuat dan hemat biaya bagi tim yang sudah menggunakan WhatsApp untuk komunikasi pelanggan atau di area dengan jaringan data seluler yang kuat tetapi infrastruktur tetap terbatas. Kemampuannya bergantung pada penyedia API.

Memulai dengan WhatsApp Business Calling API

Memilih solusi panggilan yang tepat bukan hanya tentang suara—tetapi tentang mengelola percakapan, kinerja, dan pertumbuhan dalam skala besar. Dengan WhatsApp Business Solution Provider (BSP) respond.io, Anda mendapatkan lebih dari sekadar WhatsApp VoIP. Anda mendapatkan platform terpadu untuk:

• Skala dengan mudah di WhatsApp, TikTok, Messenger, Instagram, dan saluran lainnya

• Kelola panggilan, obrolan, dan data CRM dari HubSpot, Salesforce, Google Sheets, dan lainnya

• Tanggapi panggilan dan pesan saat bepergian dengan aplikasi seluler respond.io

• Otomatisasi proses seperti manajemen siklus hidup pelanggan, perutean obrolan, dan banyak lagi

• Pantau percakapan, agen, dan kinerja tim dengan laporan dan analitik bawaan

Mengaktifkan panggilan WhatsApp Business di respond.io semudah menyalakan tombol alih. Pesan demo untuk mempelajari bagaimana respond.io membantu Anda mendorong lebih banyak percakapan, menutup lebih banyak transaksi, dan berkembang dengan percaya diri.

Bacaan lebih lanjut

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang WhatsApp Business Calling API, lihat blog berikut:

• Segala Hal yang Perlu Anda Ketahui Tentang Panggilan Suara WhatsApp

• Cara Mengelola Panggilan, Obrolan, dan CRM WhatsApp API dalam Satu Platform

• Harga Panggilan WhatsApp: Berapa Biaya Panggilan Suara WhatsApp Business dan apakah lebih murah daripada VoIP?