![Cómo fusionar contactos: Guía completa para la fusión de contactos [Julio 2023]](https://assets2-proxy.respond.io/ph8r57dk1q9w/1o7c9BuJnOfUkL9KooVv6v/2cd8f85405702876fac3f1fdec7aa303/ContactMergeCoverImage_c5465ebc6236af1ea0b3d71120a539ac.png?q=70&fm=avif)
¿Ver doble contacto donde sólo uno debe existir? No es tu visión la que es el problema: simplemente tienes un caso de contactos duplicados. Evite viajes innecesarios al optometrista con la fusión de contactos. Te mostraremos cómo combinar Contactos y Conversaciones para una visión holística de los clientes en tu espacio de trabajo. También explicaremos cómo se producen los contactos duplicados y las mejores prácticas a adoptar al fusionarlos.
Primero, hablemos de la duplicación de contactos. Para entender el valor de la herramienta de fusión de contactos, necesitas saber cómo se crean y se detectan los perfiles duplicados en respond.io, así como por qué las empresas deben fusionar contactos.
Una gran ventaja competitiva de respond.io es que conecta negocios con clientes en cualquier canal. Cada primer mensaje entrante de un Canal — ya sea correo electrónico, aplicación de chat web o mensajería — crea un nuevo contacto como una forma práctica de crear una lista de contactos.
Hay algunas razones por las que los Contactos llegarían a través de diferentes Canales. Por un lado, los contactos impacientes enviarán mensajes a un negocio en varios canales al mismo tiempo, esperando que alguno tenga respuestas más rápidas.
También podrían iniciar conversaciones en diferentes canales a lo largo del tiempo según les convenga. Tal vez prefieran usar WhatsApp cuando estén en el móvil y en el chat web cuando estén en el ordenador. Esto resultaría en perfiles de contacto separados.
Entonces, ¿cómo reconoce respond.io la duplicación de contactos? La plataforma trata los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico como únicos. El uso repetido de cualquiera de los dos avisa a la plataforma de superposición de propiedades clave entre dos perfiles.
Digamos que un Contacto llega a un negocio en WhatsApp y Telegram. Si ambos Canales están registrados en el mismo número de teléfono, respond.io detectará las propiedades de Contacto coincidentes.
Esto nos lleva a la siguiente pregunta: ¿Por qué debería combinar contactos duplicados? Hay un par de razones por las que puede no querer que la duplicación de contactos quede sin verificar.
En primer lugar, interactuar con contactos duplicados es un uso ineficiente de los recursos. Digamos que un cliente pregunta sobre una promoción de ventas en WhatsApp y Telegram. Abordar al mismo cliente desde cero en cada canal le costaría tiempo y recursos.
Si los perfiles fuesen fusionados, inmediatamente se darían cuenta de que habían hecho la misma pregunta dos veces. Dejarles saber que recibiste ambos mensajes y que los respondió sólo una vez indica un alto nivel de atención a la atención del cliente.
Otra posible desventaja de los contactos duplicados es el aumento del riesgo de que se les spamen inadvertidamente. Por ejemplo, enviar la misma difusión a un contacto varias veces podría hacer que te reporten como spam, lo que reduce tu calificación de calidad en canales como WhatsApp.
La gestión de contactos es una pieza valiosa del rompecabezas de operaciones para la mayoría de las empresas. Si bien muchas plataformas permiten a los usuarios fusionar contactos, la forma única en que respond.io aborda la fusión de contactos tiene varias ventajas.
Explorar brevemente algunos de estos méritos.
La mayoría de las plataformas requieren que los usuarios busquen manualmente o descubran por sí mismos contactos duplicados. La fusión de contactos no sólo fusiona contactos duplicados y sus propiedades, sino que también consolida todos los canales, mensajes, eventos y comentarios asociados con ambos en un único perfil.
La fusión de contactos no sólo combina contactos duplicados y sus propiedades, sino que también consolida todos los canales, Mensajes, eventos y comentarios asociados con ambos en un solo perfil.
Las conversaciones a través de los canales se muestran en orden cronológico en una interfaz sin problemas y desplazable en la consola de mensajería. Esto crea una visión general del Contacto y de todas sus interacciones con un negocio.
En lugar de guardar solo una propiedad por campo y eliminar automáticamente otros datos, respond.io retiene las propiedades y las conexiones de canal para ambos perfiles de contacto al fusionarlos.
Puedes elegir qué Canal utilizar para enviar mensajes a los Contactos desde el Selector de Canal en el compositor de mensajes.
Ahora que estás al tanto de la razón por la que debes fusionar contactos duplicados, aquí tienes un resumen de los distintos métodos para hacerlo en la plataforma.
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La fusión de contactos se puede realizar en ciertos módulos por usuarios con los niveles de acceso correspondientes. Puede combinar múltiples contactos, pero sólo dos perfiles a la vez.
Siga leyendo para aprender a fusionar Contactos en los diferentes módulos.
Los agentes son típicamente los primeros en atender a los Contactos que se comunican. Si se detectan propiedades de contacto duplicadas durante una conversación entrante, la plataforma avisará a los agentes sobre una oportunidad de fusión.
Se indicará una sugerencia de fusión en la pestaña Canales del perfil del Contacto en el Módulo de Mensajes. Los agentes pueden examinar la validez de la sugerencia de la fusión y proceder con la fusión si los Contactos son realmente duplicados.
En la pestaña Canales, desplácese hasta la parte inferior de la lista de Canales conectados hasta que llegue a la sección de Mezclar Sugerencias.
Haga clic en el perfil sugerido y asegúrese de que este es un contacto duplicado. Si ambos perfiles pertenecen al mismo Contacto, inicie la fusión haciendo clic en el icono de Fusionar junto al perfil duplicado.
Haga clic en los botones relevantes para confirmar qué propiedades clave le gustaría guardar como valor predeterminado si difieren en ambos perfiles. Por ejemplo, si cada perfil tiene una dirección de correo electrónico diferente, elija cuál sería el correo principal para el Contacto.
Confirme la fusión haciendo clic en el botón Combinar Contacto.
No todas las empresas quieren que los agentes asuman la responsabilidad de fusionar contactos. Los propietarios o administradores del espacio de trabajo que prefieren manejar las fusiones por sí mismos pueden hacerlo en cualquier momento en el panel de control.
Desplázate hacia abajo en el panel de control hasta la sección de Sugerencias de Fusión para ver si hay alguna fusión solicitada.
Haga clic en los perfiles sugeridos y asegúrese de que son contactos duplicados. Si ambos perfiles pertenecen al mismo Contacto, inicie la fusión haciendo clic en el icono de Fusionar junto a los perfiles duplicados.
Haga clic en los botones relevantes para confirmar qué propiedades clave le gustaría guardar como valor predeterminado si difieren en ambos perfiles. Por ejemplo, si cada perfil tiene una dirección de correo electrónico diferente, elija el correo principal para el Contacto.
Confirme la fusión haciendo clic en el botón Combinar Contacto.
En ciertas situaciones, los propietarios o administradores pueden conocer perfiles duplicados que no comparten ningún identificador clave. Esto podría ocurrir si un Contacto alterna entre su trabajo y números de teléfono personales o direcciones de correo electrónico mientras chateas con un negocio a lo largo del tiempo, por ejemplo.
Como en este caso no aparecerán indicaciones para fusionar contactos, tendrás que buscar tú mismo estos contactos duplicados. Verifica más allá de cualquier duda que efectivamente se trata de la misma persona. Sólo entonces deberás proceder con la fusión.
Haga clic en las casillas de verificación junto a los dos perfiles de la fila Contactos. Si el Contacto tiene un tercer perfil duplicado, se puede atender después de realizar la primera fusión.
El botón Fusionar aparecerá en la parte superior del encabezado de la columna. Haga clic en él para iniciar la fusión.
Haga clic en los botones relevantes para confirmar qué propiedades clave le gustaría guardar como valor predeterminado si difieren en ambos perfiles. Por ejemplo, si cada perfil tiene una dirección de correo electrónico diferente, elija el correo principal para el Contacto.
Confirme la fusión haciendo clic en el botón Combinar Contacto.
Como puede ver, estos son procesos sencillos para fusionar contactos. Dicho esto, hay algunos buenos hábitos que los usuarios pueden practicar.
Este conjunto de mejores prácticas comprende dos componentes principales. La primera aborda cómo crear perfiles completos de contacto para sugerir la fusión de sugerencias si se detecta un contacto duplicado, y la segunda garantiza precisión al combinar contactos.
Veamos la recopilación proactiva de los datos de contacto y cómo contribuye a una gestión eficaz de los contactos.
No todos los canales de mensajería están vinculados a un número de teléfono o dirección de correo electrónico, ya que diferentes canales requieren diferentes formas de identificación. Sin estos identificadores clave, la plataforma no puede detectar contactos duplicados.
Obtener estos detalles por adelantado permite a las empresas crear perfiles completos de contacto y chatear con contactos una vez que las ventanas de mensajería se hayan cerrado. Por ejemplo, solo los Contactos pueden reabrir conversaciones en WeChat mientras que WhatsApp cobra tarifas de nueva conversación por mensajes enviados fuera de la ventana de 24 horas.
Para continuar las conversaciones sin estas restricciones, necesitas un canal alternativo como el correo electrónico.
La primera forma de recolectar estas propiedades es con un formulario de pre-chat en su widget de chat web. Antes de que los contactos comiencen a chatear contigo en el chat web, pídales que rellenen un formulario de pre-chat con campos de contacto obligatorios.
Decide qué campos, como números de teléfono o correos electrónicos, son los más adecuados para la captura de datos. Esto depende de sus casos de uso o de las aplicaciones de mensajería preferidas en su país.
Otra forma de obtener propiedades clave de contacto es a través del paso Hacer una pregunta en Flujos de trabajo. Configura un paso de Hacer una pregunta que requiera el ingreso de un número de teléfono o una dirección de correo electrónico como parte de tu enriquecimiento de datos durante las conversaciones entrantes.
Antes de fusionar contactos duplicados, revisa sus detalles minuciosamente para asegurarse de que son realmente dos perfiles de la misma persona. Para decidir si necesita fusionar los Contactos, haga lo siguiente:
Comprobar el nombre del contacto
Revisa otros identificadores, como direcciones de correo electrónico, números de teléfono e identidades en canales conectados
Comprobar historial de conversaciones en el Módulo de Mensajes, incluyendo interacciones en otros canales conectados para determinar a partir de sus problemas o tono si son la misma persona
Si hay alguna inconsistencia en el perfil de un contacto duplicado, añada un comentario para comprobar su identidad la próxima vez que se pongan en contacto. Luego verifique sus detalles y obtenga un correo electrónico o número de teléfono preferido para ser utilizado como la plataforma predeterminada.
Si hay pruebas suficientes de que ambos perfiles pertenecen al mismo Contacto, proceda con la fusión. No fusiones Contactos si tienes dudas sobre sus identidades.
En caso de que dos Contactos diferentes se fusionen incorrectamente, tenemos que cubrirlo.
Los errores nos suceden a los mejores de nosotros, y estamos preparados para un escenario así. No te preocupes si accidentalmente fusionaste dos perfiles de contacto diferentes.
En primer lugar, asegúrese de tener una razón inevitable para la desfusión, como el perfil fusionado comprende dos Contactos diferentes.
Encuentra el perfil que deseas desunir en el Módulo de Contactos.
Al final de la fila del Contacto, haga clic en los tres puntos para abrir el menú Acciones y seleccione Desunir Contacto.
Se abrirá un cuadro de diálogo para mostrar los dos perfiles de contacto fusionados con sus nombres, identificadores y canales conectados. Seleccione el perfil a ser desfusionado y haga clic en el botón Desfusionar en la parte inferior. Los perfiles se descombinarán inmediatamente.
La desfusión debe ser realizada por propietarios o gerentes ya que sólo ellos tienen acceso al Módulo de contactos. Además, tenga en cuenta que cualquier conversación que se haya producido mientras los perfiles fueron fusionados se mantendrá en el historial de conversaciones de un solo perfil.
La gestión eficiente de contactos es motivo de orgullo en respond.io, reflejada en la forma en que alerta a los usuarios sobre contactos duplicados, solicita fusiones y ofrece flexibilidad a la hora de decidir quién puede fusionar contactos. Esté atento a más mejoras en la herramienta de fusión de contactos.
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Petrina Jo es líder del equipo de contenido en respond.io. Tiene una maestría en Emprendimiento Creativo y una licenciatura en Periodismo. Antes de unirte a respond.io en 2021, Petrina afiló su pluma como escritora senior en una publicación de lujo y editora de proyectos especiales para una revista de relojes de lujo, proporcionándole perspectivas sobre la dinámica evolucionante de la comunicación con clientes de alto valor.
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