Hoy en día, las empresas necesitan responder a los clientes rápidamente o se quedarán atrás. La comunicación instantánea se ha convertido en la norma debido al rápido avance de la tecnología. Como tal, las empresas deben estar preparadas para responder a las preguntas y preocupaciones en tiempo real. Introduzca mensajes de respuesta automática para las empresas. En este artículo, aprenderemos qué es un mensaje de respuesta automática o una respuesta automática, por qué usarlo, un ejemplo de mensaje de respuesta automática para negocios y dónde puedes usar respuestas automáticas.

¿Qué es un mensaje de respuesta automática para las empresas?

Un mensaje de respuesta automática, o una respuesta automatizada, se refiere a una respuesta automatizada que se activa por un evento o acción específica como recibir un mensaje en una aplicación de mensajería instantánea. Se utiliza para informar al remitente que su mensaje ha sido recibido.

No solo se pueden configurar las respuestas automáticas en canales como WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat y Viber, pero también en comentarios de Facebook. Pero, ¿por qué deberían las empresas utilizar una respuesta automática para responder a los clientes?

5 Razones por las que necesitas una respuesta automática

Las empresas con una gran base de clientes reciben un gran volumen de mensajes. Estos pueden abrumar a los agentes, especialmente cuando se espera que respondan a estos mensajes rápidamente.

Un mensaje de respuesta automática es práctico porque cierra la brecha de tiempo entre una consulta de un cliente y la respuesta de un agente. Sin embargo, esto no es todo lo que una respuesta automatizada puede hacer por tu negocio. Aquí hay 5 razones por las que debe utilizar mensajes de respuesta automática para su negocio.

Respuesta automatizada: Responde rápidamente a las consultas de los clientes.

Las primeras impresiones importan. Un reconocimiento instantáneo del mensaje de un cliente a través de una respuesta automática puede marcar la diferencia. Conocer que su consulta ha sido recibida puede mejorar su experiencia global.

También marca el tono de la conversación a seguir. Una respuesta rápida comunica un sentido de profesionalidad y atención.

Respuesta automatizada: Ahorra tiempo de los agentes

Con el gran volumen de consultas que las empresas reciben diariamente, es imposible abordar cada una instantáneamente. Las respuestas automáticas liberan el tiempo de los agentes a medida que eliminan la necesidad de redactar manualmente saludos o mensajes de introducción.

Básicamente, las respuestas automáticas actúan como un búfer contra los mensajes entrantes. Este aspecto de ahorro de tiempo permite que su equipo se comprometa con más clientes de forma eficaz y eficiente.

Respuesta automatizada: Asegurar la coherencia en la comunicación

Las respuestas automáticas garantizan que cada cliente reciba una respuesta estandarizada y pulida incluso cuando los agentes están manejando una pesada carga de trabajo.

Enviar el mismo mensaje ayuda a su equipo a proporcionar información consistente sobre su negocio. Esta consistencia genera confianza y confiabilidad y mejora la experiencia general del cliente

Respuesta automatizada: Mantener reputación de marca

Cada punto de comunicación es una oportunidad para reforzar la imagen de tu marca. Las respuestas automáticas bien elaboradas pueden reflejar la personalidad de tu marca, ya sea profesional, juguetona o empática, asegurándote de dejar una impresión positiva cada vez.

Además, una respuesta rápida puede mostrar a un cliente que su tiempo y sus preocupaciones son valoradas. Esto da a los clientes una mejor percepción de su negocio y marca.

Respuesta automatizada: Configurar respuestas automáticas para diferentes situaciones.

La belleza de los mensajes de respuesta automática radica en su versatilidad. Ya sea una nota de fuera de la oficina, un saludo festivo o un menú de preguntas frecuentes, estos mensajes se pueden adaptar a diferentes situaciones y canales.

En la siguiente sección, veremos los tipos de respuestas automáticas que puede enviar y proporcionar ejemplos que puede utilizar.

Ejemplos de respuesta automática para tu negocio

Ahora que conoce los beneficios de usar una respuesta automatizada para su negocio, es hora de redactarlos. Si no sabes cómo hacerlo, no te preocupes. Aquí están 12 muestras de mensajes de respuesta automática que puede utilizar para su negocio.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para su negocio: mensajes ausentes

Puedes enviar mensajes de ausencia para todo tipo de situaciones, ya sea por falta de disponibilidad general, como durante los fines de semana o durante eventos específicos como días festivos.

1. "¡Hola! Actualmente estamos fuera de la oficina, pero volveremos a estar en [date]. Espera; ¡nos pondremos en contacto contigo entonces!

2. "HI [Nombre del cliente]. Actualmente estamos celebrando [Festival/Evento], pero no te preocupes. 'nos pondremos en contacto contigo en [Date]. ¡Saludos! 🥳"

Y recuerde, siempre asegúrese de que sus clientes lo sepan cuando regresen.

Ejemplos de respuesta automática para su negocio: Mensajes de felicitación

Acogiendo a los clientes, especialmente a los nuevos, es crucial para una buena primera impresión. Al igual que un tibio agitado de manos o una sonrisa acogedora marca un tono positivo en las interacciones cara a cara. los mensajes de felicitación desempeñan el mismo papel en las aplicaciones de mensajería instantánea.

1. "¡Hola! Gracias por detenerse. ¿Cómo puedo hacer que tu día sea increíble? 😊"

2. "Hola [Nombre del cliente], gracias por contactarnos." ¿Qué podemos hacer por ustedes hoy? "

Esto le ayuda a establecer una relación tan pronto como el cliente le avise.

Ejemplos de mensaje de respuesta automática para su negocio: Mensajes temporales de no disponibilidad

A veces, el número de consultas superará temporalmente la disponibilidad de los agentes.

1. ¡Vaya! Actualmente estamos inundados de mensajes, pero mantente en contacto. ¡Eres importante para nosotros!"

2. “Actualmente estamos experimentando un alto volumen de mensajes entrantes. Nos pondremos en contacto contigo tan pronto como podamos."

Esta categoría de respuestas automáticas es una mano reconfortante sobre el hombro del cliente, asegurándole el compromiso de la empresa y su atención.

Ejemplos de respuesta automática para su negocio: Avisos de emergencia y actualización

Cada sistema tiene sus días libres o fallos. Pero la forma en que las empresas manejan estos hipos puede hacer o quebrar su reputación.

1. "Uh-oh! Estamos teniendo algunos problemas técnicos en este momento. Cuelga mientras nos arreglamos las cosas. 🛠️"

2. "Nuestras disculpas si tienes algún problema. Nuestro sistema está en mantenimiento. Mientras tanto, estamos aquí para ayudarte con lo que necesites."

Las respuestas automáticas de emergencia y actualización establecen expectativas con tus clientes y los mantienen informados cuando las cosas no van como estaban planeadas.

Ejemplos de mensajes de respuesta automática para tu negocio: enlace a FAQ.

La resolución de problemas proactiva puede mejorar drásticamente la experiencia del usuario. Las respuestas automáticas de FAQs sirven de guía, apuntando a los clientes a recursos que pueden atender sus consultas directamente y mejorar la eficiencia.

1. ¡Hola [Nombre del cliente]. Si tiene alguna pregunta, por favor consulte nuestras FAQs [FAQ link]. Si aún necesitas ayuda, escribe "Sí" y alguien estará contigo pronto.

2. ¿Tienes preguntas?🤔 Nuestro equipo está en camino hacia ti. También puede pulsar aquí [FAQ link] para nuestra sección de preguntas frecuentes. ¡Tu respuesta podría estar a un clic de distancia!”

Por lo tanto, en esta situación, un enlace o menú de preguntas frecuentes puede resolver los problemas a los que se enfrenta el cliente.

Ejemplos de respuesta automática para tu negocio: Colección de comentarios

La búsqueda activa de opiniones de los clientes sobre su experiencia de marca puede poner de relieve debilidades en sus agentes, procesos o sistemas. Obtenga información valiosa de sus clientes para que pueda mejorar las conversaciones de los clientes.

1. "Hola, [Nombre del cliente]. ¿Qué tan bien le hemos servido hoy? Háznoslo saber en una escala del 1 al 10, desde muy malo hasta excelente. Gracias de antemano por tu respuesta."

2. "¡Nos encantó chatear contigo! ¿Te gustó hablar con nosotros? Háznoslo saber dándonos un 👍 o 👎.

Para obtener mejores resultados, deberías ajustar estas muestras para que se ajusten a tu negocio y a tus clientes. Pero si quiere crear una respuesta automatizada desde cero, eche un vistazo a estas mejores prácticas al redactar una.

Mejores prácticas para configurar mensajes de respuesta automática

Cuando se elabora con cuidado, una respuesta automatizada no solo mejora la eficiencia operativa. También mejora la experiencia del usuario ya que los clientes están siendo atendidos inmediatamente, incluso si no hay ningún agente disponible en ese momento.

Aquí están 5 buenas prácticas para tener en cuenta al redactar un mensaje de respuesta automática para su negocio.

Mantenerlo claro y conciso

Su respuesta automática debería transmitir eficazmente la información. Evite escribir largas frases si es posible. Utilice mensajes directos y concisos para evitar abrumar a sus clientes. Recuerde, puede que no sepa quiénes son sus clientes.

Puede que no estén familiarizados con la industria o los términos técnicos. Así que opten por un lenguaje sencillo y sin jerga. Esto asegura que todos entiendan su mensaje inmediatamente, ahorrando tiempo a sus agentes a largo plazo.

Establecer expectativas por delante

Cuando envíe una respuesta automatizada, asegúrese de que su cliente tiene la información pertinente. Esto puede incluir las horas fuera de la oficina, los fallos del sistema, la recogida de comentarios de los clientes, y otros. Esto maneja las expectativas de sus clientes y fomenta la paciencia.

Añadir un Toque Personal

Si bien un mensaje puede ser automatizado, no debería sentirse robótico. Personaliza tus respuestas basadas en las expectativas de tu público objetivo. Para un público más joven y informal, un tono casual podría funcionar mejor. Mientras tanto, los clientes corporativos podrían esperar una respuesta formal.

La personalización, como usar el nombre de pila de un cliente, puede hacer que el mensaje suene más genuino. Puede sentir que estás hablando con los clientes en lugar de hablar con ellos.

Mide tus respuestas adecuadamente.

Recuerde, la relevancia de las respuestas automáticas a menudo está vinculada a marcos temporales específicos. Es esencial desactivar ciertos tipos, como los mensajes fuera de la oficina o los de vacaciones, una vez que ya no sean aplicables. Esto evita la confusión y asegura que su comunicación siga siendo actual.

Incorporar estas mejores prácticas asegura que tus respuestas automáticas no solo cumplen su función primaria, sino que también sirven como una extensión de la voz y los valores de tu marca'. Son una herramienta sutil pero poderosa para fomentar la confianza, mostrar profesionalismo y reforzar las relaciones con los clientes.

Ahora que tienes las herramientas para crear mensajes de autorespuesta atractivos, veamos los medios donde puedes implementarlos.

¿Dónde puede implementar una respuesta automatizada?

Puedes usar mensajes de respuesta automática en varias aplicaciones de mensajería como WhatsApp Business, WeChat y LINE. Sin embargo, el uso de respuestas automáticas en estas aplicaciones tiene límites. Por ejemplo, en la aplicación empresarial de WhatsApp, se limita a configurar una respuesta automática para un mensaje de ausencia, y un mensaje de felicitación cada uno.

Esto puede ser suficiente si usted dirige un pequeño negocio. Pero a medida que tu negocio crece, necesitarás más flexibilidad en los mensajes de respuesta automática que puedes utilizar. Al conectar estos canales de mensajería a un software de gestión de conversaciones con clientes como respond.io, automatizas los mensajes de respuesta, enrutamiento de contacto, asignación de agentes y más.

Respuestas automáticas para ganar en los negocios con Respond.io.

Las empresas de diversas industrias como inmobiliaria, hospitalidad, comercio electrónico y más pueden aprovechar las poderosas funcionalidades de respond.io para crear y enviar respuestas automáticas.

Por ejemplo, un agente inmobiliario podría configurar un mensaje de respuesta automática que le pregunte al cliente la hora, la fecha y la propiedad que le gustaría ver, mientras que un sitio de comercio electrónico podría enviar un mensaje postcompra que pida al cliente unirse a un programa de fidelidad.

Puedes hacer todo esto a través del generador de automatización en el Módulo de flujos de trabajo, las empresas pueden automatizar respuestas basadas en las consultas de los clientes.

También puedes capturar información de contacto pidiendo su correo electrónico o número de teléfono para identificar si son un cliente existente. Este contexto ayuda a los agentes a proporcionar un mejor soporte a los clientes, aumentando el compromiso y la satisfacción del cliente.

Puedes enviar mensajes de bienvenida y de ausencia y configurar menús de preguntas frecuentes, mensajes de recopilación de comentarios, y más. También puedes crear respuestas automáticas personalizadas utilizando variables dinámicas.

Y eso es todo. Eso es lo que necesita saber sobre los mensajes de respuesta automática para los negocios. Utiliza las muestras proporcionadas para comenzar y modifícalas para que se adapten mejor a tus necesidades.

Lecturas adicionales.

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• Gestión de spam: Limpia el desorden de tu bandeja de entrada.

• Enrutamiento de chat: Cómo construir una ruta de chat al equipo correcto.

• Impulsa tu gestión de conversaciones con la asignación automática.